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Consultoria de Gestão de Compras

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Compras provocam modificações nas contas de ativo, passivo e resultado, podendo ou não alterar o patrimônio líquido da empresa.

Por que numa abordagem sobre compras citar dois conceitos básicos que são atos e fatos contábeis?
Porque, na transmissão do direito de propriedade de qualquer item comprado fica caracterizado um fatos contábil, passivo de alterar ou não o patrimônio líquido da empresa.

Porque, o excesso ou a escassez de compras podem comprometer o fluxo de caixa, o capital de giro, o resultado operacional da empresa. Portanto, comprar ou não comprar em determinado momento e situação é resultado de um conjunto de atos e fatos analisados com muita propriedade à luz das apurações contábeis das situações: financeira, econômica e lucratividade da empresa. Dentro da estrutura organizacional, organograma da empresa, o departamento de compras é o que mais sofre influências e pressões de duas fontes:

  1. FONTE INTERNA – qualquer outro departamento quer e/ou precisa comprar algo de imediato sem levar em consideração se aquela compra é urgente e importante, ou seja, precisa para agora? Pode ser programada a compra para o mês que vem?;
  2. FONTE EXTERNA – o fornecedor que sempre precisa cumprir a sua meta de vendas e pressiona para vender naquele momento.

A compra sem um planejamento financeiro rigoroso, comprometendo de maneira, às vezes, até irresponsável o fluxo financeiro colabora para levar a empresa a uma situação de restrições de créditos, tanto junto a fornecedores como a entidades financeiras.

Portanto, o departamento de compras é um departamento de natureza estratégica e com total independência dos demais departamentos da empresa, o que significa que na estrutura organizacional da empresa sua subordinação hierárquica deve ser direta a um diretor.

Na reestruturação ou ajustes ou estruturação de um departamento de compras independente deve ser reestudadas o conjunto de atividades inerentes ao departamento, separando com precisão o que são atividades operacionais e o que são atividades estratégicas.

Não serão abordados neste texto os aspectos óbvios sobre compras e que são operacionais, como: requisição de compras, verificação do saldo e rotatividade do estoque, definições dos fornecedores, análises junto ao setor financeiro referente à verba e prazos de pagamentos, solicitação de cotações, análises das cotações, análises técnicas junto ao requisitante, verificação de prazos de entrega, análises de preços e prazos de pagamentos junto ao setor financeiro, autorização de compras pelo diretor, emissão de pedido de compra e negociação do prazo de pagamento e de entrega, controle de pedidos em aberto, relatório de compras, contabilização de previsão de pagamento, lançamentos nos sistemas de controle de compras, validação do pedido de compras versus o “xml” /danfe, acompanhamento do recebimento, baixa de pendencia junto ao setor requisitante, baixa no controle de pedidos pendentes, controle dos pedidos pendentes parcialmente, liberação de documentação para o setor financeiro, fiscal e contábil.

A obviedade citada no parágrafo acima, além de outros não citados, não significam que eles não sejam importantes e necessários. Eles, também, são indispensáveis e fazem partem de todo um contexto do controle de compras. Mas são de natureza operacional.

O que se pretende com este texto é abordar alguns aspectos de natureza mais estratégica de compras. São inegáveis que o fato contábil de comprar é um dos mais estratégicos e comprometedores em relação à saúde financeira da empresa. Segui, assim, algumas citações estratégicas que ao induzir reflexões diferentes possam ajudar na tomada de decisões de compras, como:

COMPRAS versus CMV(custo da mercadoria vendida) versus CPV(custo do produto vendido)


Nas apurações do DRE-Demonstração do Resultado do Exercício, sempre, o valor de compra do mês pode ou deve ser maior do que o valor do CMV ou do CPV?
Esta é uma apuração que requer um acompanhamento?
O que isto pode estar indicando?
Que os estoques de produtos ou de mercadorias não estão girando e, para atender as vendas do mês haja necessidade de efetuar compras de mercadorias ou a de produzir o que foi vendido e, ambos, não estavam na programação do mês?
Isto pode representar gastos não orçados refletindo despois na programação do fluxo de caixa.

COMPRAS versus VENDAS


As compras produtivas não devem comprometer a estabilidade e a regularidade das operações do fluxo de caixa. Para que esta situação negativa não ocorra, é necessário a elaboração de uma previsão de vendas bem fundamentada e um rigoroso acompanhamento mensal, trimestral, semestral e anual das vendas realizadas e faturadas aos clientes. É importante não cair na armadilha dos chamados “pedidos de vendas em carteira” ou “pedidos de vendas pendentes” que, em algumas ocasiões não se convertem em pedidos efetivamente faturados e, com isto, mesmo assim, para atendê-los são realizadas compras desnecessárias e o consequente comprometimento financeiro.

As principais compras produtivas para uma empresa industrial compreendem as matérias primas principais e secundárias e a contratação de serviços de terceiros para complementar a produção e, para uma empresa comercial são as mercadorias compradas para revenda.

COMPRAS versus FLUXO DE CAIXA


Há vários fatores que podem interferir no descontrole do fluxo de caixa e, compras é um destes fatores. Em relação às compras, entre outras, duas abordagens são relevantes:

  1. A Área de Compras, antes da negociação de valores e prazos com o fornecedor tem que trabalhar em total sintonia com a Área Financeira, baseadas no planejamento financeiro e nos controles de data de pagamento e montante já comprometido e a disponibilidade de caixa no dia em que se está negociando o prazo e valor da nova compra e;
  2. O descompasso do ciclo operacional financeiro que é o intervalo entre o pagamento do que se compra e/ou fabrica e o recebimento do que se vende. São análises simples, mas são importantes que sejam realizadas antes de assumir novos compromissos financeiros.

COMPRAS versus ORÇAMENTO FINANCEIRO DE COMPRAS


Não é muito comum e, às vezes, em alguns casos não faz parte da cultura da empresa realizar, antes do final de cada exercício um planejamento financeiro para o ano seguinte. As demais áreas operacionais da empresa, também, não fazem um orçamento de suas necessidades de gastos para o exercício seguinte. Assim, a área financeira não tendo conhecimento das necessidades de compras das demais áreas operacionais, não tem como planejar um orçamento financeiro. Isto traz como consequências dificuldades para cumprir com os compromissos financeiros assumidos.

COMPRAS versus EFEITO TESOURA


Simplificando o conceito, o efeito tesoura, é um dos indicadores da existência ou não da capacidade de liquidez da empresa. São vários fatores que levam a esta situação. E, compras em excesso pode indicar a necessidade de maior capitação de recursos para atender a escassez de capital de giro. Dependendo das circunstâncias este cenário pode até comprometer o crescimento das vendas, às vezes, levando a empresa a um gradual endividamento.

COMPRAS versus ESTOQUES


Tem que existir um rigoroso entrosamento técnico/documental entre o setor de compras, o setor de estoques, o setor financeiro e o setor solicitante do que vai ser comprado. Se isto não ocorrer, os estoques podem ser um grande vilão do processo de escassez de fluxo de caixa.

COMPRAS versus ATIVO IMOBILIZADO


Em muitas ocasiões, por motivos que não são técnicos, ou seja, não são resultados de estudos e apurações contábeis, processa-se a compra de um bem que vai gerar um processo de descapitalização dos recursos que devem ser destinados a bens do ativo circulante. Portanto, para cada gasto deve ser realizado um estudo e planejamento para não penalizar o capital de giro.

O Ativo Imobilizado são bens e direitos necessários às atividades operacionais da empresa e podem ser: tangíveis – máquinas, veículos, edifícios, etc. ou intangíveis que são marcas, patentes, etc.

COMPRAS versus DIRETORIA


Compras é um fato contabil de natureza estratégica. Portanto, nenhuma compra deve ser processada sem à autorização da diretoria e, deve estar anexada à solicitação de compras ou pedido de compras toda a documentação para que a diretoria tenha total conhecimento do que está sendo autorizado a comprar.

COMPRAS versus JUST IN TIME


Corresponde ao princípio de que nada deve ser realizado do processo comprado ou fabricado, se não corresponder ao momento de execução conforme ordem de produção e folha de processos ou pedido de vendas já confirmado pelo cliente. Isso reflete no fluxo de caixa diminuindo a necessidade imediata de dinheiro.

COMPRAS: RESUMO DE UM PASSA A PASSO


  1. receber a solicitação de compras e verificar:
    • é um item de reposição ou;
    • é um item que vai ser comprado pela primeira vez?
  2. iniciar processo de compras:
    • item de reposição anexar histórico;
    • item primeira vez que compra, anexar justificativa técnica do motivo da compra.
  3. executar todos os procedimentos de compras, obtendo visto dos setores:
    • solicitante;
    • estoques;
    • financeiro.
  4. obter a primeira autorização da diretoria para solicitação de orçamento;
  5. solicitar orçamentos a fornecedores homologados junto a empresa;
  6. cotejar prazo de entrega com setor solicitante;
  7. cotejar condições de pagamento, data de vencimento do boleto e valor total do orçamento;
  8. obter a segunda autorização da diretoria para efetuar a compra;
  9. acompanhar todo o processo até a chegada na empresa do que foi comprado;
  10. verificar se a NFe está de acordo com o pedido e acompanhar a conferência no recebimento;
  11. baixar pendência de compras e encaminhar documentação ao Setor de Contas a Pagar.