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Consultoria de Gestão de Estoques

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ADMINISTRAR OS ESTOQUES NÃO É SÓ COMPRAR, CONTROLAR AS QUANTIDADES FÍSICAS E FAZER LANÇAMENTOS CONTÁBEIS


A má administração dos estoques pode comprometer todo um resultado operacional anual de uma empresa seja ela do ramo industrial ou comercial.

Não serão abordados neste texto os aspectos óbvios sobre estoques como:

  1. dados de cadastro, código interno, código de barras, código de endereçamento de estocagem, referências do fornecedor, descrição técnica do produto ou mercadoria, descrição mercadológica do produto ou mercadoria;

  2. layout área de estocagem, layout área de pulmão do processo de estocagem, recursos físicos para a estocagem, recursos móveis para a estocagem:

    • rotinas de contabilização das entradas e saídas;
    • relatórios de inventários permanentes e periódicos, estoques máximos e mínimos, rotatividades;
    • apurações de margens etc.

A obviedade citada no parágrafo acima, além de outros não citados, não significam que eles não sejam importantes e necessários. Eles, também, são indispensáveis e fazem parte de todo um contexto do controle dos estoques. Mas são de natureza operacional.

O que se pretende com este texto é abordar alguns aspectos de natureza mais estratégica do estoque. São alguns aspectos resultantes das movimentações dos estoques – do ponto de vista contábil, fiscal, físico e estatístico – que aos pouco, por não serem levados em consideração, nas apurações do DER-Demonstração do Resultado do Exercício, vão pesar negativamente nas apurações deste resultado, bem como, podem estar levando a empresa a um processo de lenta descapitalização, ou seja, diminuição do capital ou falta de liquidez financeira ou a diminuição de patrimônio.

Um mesmo aspecto estratégico da conta estoques, pode estar sendo abordado mais de uma vez, mas com enfoque diferente, possibilitando reflexões sob vários ângulos de um mesmo assunto e com isto ampliando os níveis de percepção e compreensão do assunto, conforme detalhamento abaixo:

Capital de Giro?
Falar de capital de giro numa abordagem sobre administração dos estoques?
Sim. O excesso de estoques é uma aplicação indevida do capital de giro. Existem estudos, planejamentos e implementações específicas para a solução desta situação.

Vendas de um produto ou mercadorias?
Falar de vendas de um produto que deixou ou atrasou de ser fabricado ou não ter uma mercadoria para vender para cliente que dela necessita numa abordagem sobre administração dos estoques?
Sim. A escassez de estoques traz prejuizos a empresa. Como citado acima, existem estudos, planejamentos e implementações específicas para a solução desta situação.

Portanto, excesso ou escassez de estoques, trazem consequências negativas para o fluxo de caixa da empresa, seja ela, uma empresa do ramo da indústria ou do comércio.

Há, por parte de alguns gestores, um descaso técnico com a conta estoques, seja do ponto de vista escritural e da análise contábil como, também, do ponto de vista do controle físico.

Há empresas que vão aumentando o seu grau de endividamento, tornando tomadoras contumaz de recursos de terceiros e, não olham para seus estoques que vão, muitas vezes, se tornando obsoletos e com pouquíssimo giro, esquecendo que os estoques, ou seja, os valores monetários que eles representam, têm o 4º grau de índice de liquidez em relação às demais contas que fazem parte do ativo circulante e, podem ser convertidos em dinheiro.

Controlar a conta estoques de maneira isolada do contexto em relação ao elenco de contas contábeis e suas análises e resultados é tão complexo como controlar um fluxo de caixa, um processo fabril, um fluxo de marketing/vendas, um fluxo de projetos, um resultado operacional como um todo, etc.

Uma má administração dos estoques contábil e físico influência negativamente vários resultados, tanto das contas patrimoniais ativo, passivo, patrimônio líquido como das contas de resultado receitas e despesas.

Assim, saindo de uma compreensão restrita da conta estoques para uma compreensão mais abrangente contábil e física alguns assuntos são abordados de maneira aleatória e sem pretensão de ranqueamento, embora outros assuntos que não são citados tenham seu grau de importância dependendo da situação que está sendo analisada e os objetivos que se pretendam obter.

ESTOQUES: CONTA DO ATIVO CIRCULANTE


Os estoques fazem parte das contas do Ativo Circulante. Estas contas referem-se aos “bens e direitos” e, a curto e médio prazo, podem ser convertidos em dinheiro. Sem prejuízos para as operações das empresas industriais ou comerciais existem técnicas que podem ser aplicadas com sucesso, após levantamento e estudo da situação de cada empresa.

ESTOQUES: EMPRESA INDUSTRIAL OU COMERCIAL


O conceito de “produto” diz respeito a algo que foi produzido e, está vinculado às empresas industriais. O conceito de “mercadoria” diz respeito a um produto já disponibilizado para terceiros com o fim de comercializá-lo e está vinculado às empresas comerciais.

ESTOQUES: LOTE ECONÔMICO


Um estoque administrado sem “excesso” e sem “escassez” é extremamente importante para a competitividade da empresa em um mercado cada vez mais competitivo. Evita a falta de capital de giro para outras operações.

ESTOQUES: APRIMORAMENTO DOS PROCESSOS E RECURSOS PRODUTIVOS


O capital “parado” desnecessariamente em estoques pode ser direcionado para aprimoramento dos processos e recursos produtivos, contribuindo para redução de custos de produção e, assim, tornando os preços de vendas mais competitivos.

Uma melhor administração dos níveis dos estoques pode reduzir os custos inerentes a: custo de excesso, custo da venda perdida, custo de estocagem e custo do dinheiro aplicado.

ESTOQUES: ENDIVIDAMENTO – UMA DAS TÉCNICAS COMO EVITÁ-LO


Às vezes, o endividamento é desnecessário, porem, para algumas empresas industriais ou comerciais em vez de fazer a lição de casa, adotam o caminho que parece ser o mais fácil e menos demorado: passam a serem tomadoras de recursos de terceiros ou parte de seus lucros obtidos via margens de lucratividade, repassam, às vezes, displicentemente para instituições financeiras. Como usar uma das técnicas de gestão dos estoques para evitar ou minimizar tal situação?

Usando os estoques como uma das soluções. Como fazer isto? Para cada situação requer um levantamento detalhado da situação global da empresa e, após estudos, planejamentos e elaborações de orçamentos e um fluxo de caixa tecnicamente, bem fundamento em relação as contas contábeis, aplicar e acompanhar o planejamento que visa os fluxos das movimentações dos estoques.

ESTOQUES: REDUÇÃO DO VALOR APLICADO EM ESTOQUES


É importante conhecer com detalhes as necessidades dos estoques, através das técnicas de avaliações dos diversos tipos de estoques. Para as empresas industriais compreende:

  1. matérias primas principais e secundárias;
  2. produtos e/ou peças em processo de fabricação;
  3. produtos semiacabados;
  4. produtos em trânsitos (acabamentos e/ou beneficiamentos em terceiros);
  5. produtos acabados. Para as empresas comerciais: mercadorias para revenda.

ESTOQUES: SINTESE DE UMA REESTRUTURAÇÃO SEM ATRAPALHAR AS OPERAÇÕES DA EMPRESA


  1. realizar um inventário dos estoques e definir o que deve permanecer e o que deve ser “desovado”;
  2. com base nos estudos realizados determinar para cada item estocado a periodicidade de reposição;
  3. determinar em função a cada item a quantidade ideal a ser estocada conforme estudo da curva ABC;
  4. organizar o Departamento de Compras para que tenha agilidade nas compras e fazer cumprir os prazos de entrega do que foi comprado;
  5. manualizar os procedimentos e implementar os sistemas de recebimentos, estocagem, manuseio e guarda dos itens de estoque;
  6. estabelecer controles confiáveis em termos de quantidades e valores, bem como, manter e fornecer informações em tempo hábil sobre a posição de cada item de estoque;
  7. manter procedimentos e sistemas de inventários permanentes e, estabelecer prazos para as realizações dos inventários periódicos;
  8. reavaliar, periodicamente, itens que vão ficando obsoletos, retirando-os dos estoques e;
  9. quantificar os itens danificados em função ao tempo de guarda ou de manuseio dando baixa dos estoques.